- Budningar & Nödlager

Uppdaterad 2026-01-07

Denna sida innehåller:

Nödlager (Stödlager)

Alla på kundtjänst kan lägga nödlagerorder, men behöver stämma av med med Moa H som är ansvarig om tillgänglighet. Därefter uppdaterar den som lagt order filen med uttaget.

Innan vi gör ett uttag så behöver vi ställa oss frågan om uttaget är nödvändigt. Kan vi tex tidigarelägga en order eller skapa en hämtorder till depå? Vi behöver även vara restriktiva med antal vid uttaget, vi meddelar aldrig kund hur många fat som finns, utan kunden får säga hur många dom behöver för att klara sig till nästa leverans. Därefter tar vi beslut hur många fat kund kan få. Har man svårt att avgöra vad som känns rimligt, stäm av med nödlageransvarig. Nödlagret är inget extralager, utan ett lager för att lösa situationer som vi inte kan lösa på annat sätt.

Vid utebliven hämtning från nödlagret debiteras kund med 1000kr + moms. Detta då terminal tar en avgift varje gång de kör fram/tillbaka varorna som kund beställt.

Manual för hur du gör ett uttag från nödlagret hittar du här

Vi har nödlager i:
- Jordbro (helår)
- Umeå (säsongsvis)
- Sundsvall (säsongsvis)
- Luleå (dec-aug)
- Östersund (dec-aug)
- Mora (dec-april)
- Gävle (maj-aug)
- Vänersborg (maj-aug)
- Järfälla (maj-aug)
- Gotland (maj-aug)
- Växjö (maj-aug)
- Karlstad (maj-aug)

Här hittar du Nödlagerfilen

Budningar

Checklista innan budning:

!! Viktigt att vi först tar reda på vad som hänt och inte nämner ordet ”budning” för kunden  !!

T.ex. ”Jag ska undersöka hur vi kan lösa detta och återkommer”

Går det att vänta till nästa ordinarie leveransdag alt. en annan dag senare i veckan? (Kolla ortsschema)
Låna av en annan restaurang?
Köpa på Systembolaget?   
Handla av grossist?
Fältsäljarens möjlighet att hjälpa till?
Går det att få med gods på ordinarie bilar från FBG? (kolla med planeringen) 
Kan vi undvika budning genom att kompensera kund?

Checklista vid budning. Denna checklista görs av den som för samtalet med säljare/kund:

Kundnummer och kundnamn
Order
Kontaktperson samt mobilnummer
När är kunden på plats?
Orsak
Kostnadsställe (vem tar kostnaden?)
- Om en säljare tar kostnaden är det bra att säga ”ok men då går kostnaden på region ***(Norr tex)” för att säkerställa att det blir rätt.

- Om vi har gjort fel och kostnaden ska gå på NSC – dubbelkolla med närmsta chef så kostnaden är ok (eller gå på magkänsla om det är ett mindre belopp).
- Vill kund buda utan att vi gjort fel så är det kund som står för kostnaden samt får boka budet själv. Behöver kund hjälp med att boka bud tar vi ut en kostnad på 500kr i admin.avgift.

Alla budkostnader är alltid exkl. Moms

----------------------------Komplettering med manual för budningar pågår --------------------------------------------

Budningar bokas av kundtjänst. Innan en budning sker så behöver vi säkerställa vad som har hänt samt om det går att lösa varor till kunden på annat vis. Se nedan alternativ som vi behöver kika på först.

- Är kunden okej med en leverans senare i veckan?

- Åka till Systembolaget

- Handla via grossist

- Har alla ordinarie bilar avgått? Kolla med planeringen

- Kan fältsäljaren hjälpa till? Ibland kan fältsäljaren lösa så att kunden får låna av en annan kund

Ibland så kan omständigheter kräva att kund behöver en leverans utanför det ordinarie leveransflödet. Exempelvis så kan kund ha glömt beställa, det kan ha blivit en försening på lagret och kund behöver gods akut. I dessa lägena så kan vi anlita en budfirma för att snabbare få ut godset till kund.

Om budning sker från Falkenberg så läggs ordern som en hämtorder, (se separat manual). Om ordern budas med Sven Persson så maila med färdigt svar "Budning Ontrade Sven Perssons" / "Budning Supply Sven Perssons".

Om budning sker direkt från depå/ nödlager så försöker vi i första hand ta budningen via Xsam direkt. I de fall som Xsam inte kan lösa en budning till kund tillhörande Jordbro/ Järfälla så har vi även ett samarbete med HEAT och Budwheels.

Kostnadsställen

Om ingen av lösningarna funkar och vi behöver buda till kund så tillkommer en kostnad för budningen. Vem som ska stå för kostnaden beror på vems "felet" är. Har kund tex glömt beställa så får dom stå för kostnaden själv, ibland är det säljaren som vill stå för kostnaden åt kunden för att vara samarbetsvillig och då är hamnar kostnaden på deras region. Har NSC gjort fel så är det NSC som får stå för kostnaden, är det Supply som är anledningen så får Supply stå för kostnaden. Även andra avdelningar kan vilja buda, så som marknad etc och då hamnar kostnaden på deras avdelning.

Kund - När kund själv önskar en omgående leverans för att de glömt beställa, sålt mer än väntat och vi inte kan lösa en leverans med ordinarie bilar så får kunden stå för kostnaden för bud själv. Kunden kan boka bud själv, men om vi hjälper dom med bokning av bud så tar vi ut en administrativ avgift på 500kr.

Commercial - När något blivit fel på NSC eller av säljare, tex felknappning, som leder till att vi behöver buda till kund.

Supply - När något skett på lager/ leveransflödet som gör att vi måste buda till kund.

Budning via samarbetspartner

Ska vi buda via distributör så behöver vi skapa ett ärende i Sharepointen. Vi skapar ett ärende till berörd depå och nämner vikt/ antal pall/ antal artiklar och frågar om dom har möjlighet att kika på utkörningsmöjligheterna.

Om distributören kan lösa utkörningen så återkommer dom med ett pris. Här behöver vi ett godkännande från ansvarig. Om ok så behöver vi fylla i kostnadsställe samt orsak till budningen/ den extra kostnaden. Skriv även vem som godkänt budningen under "Info till Kund".

Bokning extern budfirma

För att boka bud med någon av de externa budfirmorna följer vi nedan steg.

1. Ring budfirman och ange vikt/ antal pall, vart kunden ligger samt när budningen behöver ske. Budfirman anger då ett pris för vad budningen kommer kosta. Denna kostnaden behöver vi stämma av med ansvarig, se nedan.

2. Om ok på budningskostnaden så ringer vi upp budningsfirman och säger att vi bekräftar budningen.

3. Vi lägger en order på det som ska budas, se nedan länkar på hur uttag nödlager eller hämtorder FBG görs. Om budning sker från Falkenberg så läggs ordern som en hämtorder, (se separat manual). Om ordern budas med Sven Persson så maila med färdigt svar "Budning Ontrade Sven Perssons" / "Budning Supply Sven Perssons". Mailet innefattar information som budet behöver för att utföra budningen så som adress, vikt och kontaktperson. Men även löpnummer och PO-nummer som budfirman behöver för att att ställa ut faktura till rätt del av företaget.

4. All info ska in i budningsfilen.
Se nedan exempel på hur filen fylls i. Bland annat datum då budningen utförs, ort samt vem som godkänt att budningen ska ske. Det är viktigt att vi är tydliga men anledningar till budningar så att det är lätt att följa upp och få en överblick på i efterhand.